Online boekhouden, wat is dat voor een beest?

Wat vinden jullie van de titel van dit artikel? Ik vind het wel goed gevonden. Ik ben er trots op. Maar goed, laat ons niet afdwalen. Voor velen is online boekhouden een onderwerp waar ze ergens in hun leven mee in contact gaan komen.
Voor mij was dat niet anders. Ik ben afgestudeerd in de richting TSO Handel (volgens Belgische werking van scholen) en kreeg dus vanaf het 3de jaar al boekhouden. Eerst was dit de basis via een werkboek maar vanaf 16 jaar begonnen we met online boekhouden.
Ik herinner me nog dat dat bij ons het programma exact-online was. En persoonlijk vond ik het geen moeilijk programma. Je hebt het vrij snel onder de knie. Maar daarover zal ik het in een volgend artikel wel eens hebben.
Laat ons eerst kort focussen op de vraag wat online boekhouden is, waarom we het nodig hebben en de voordelen daarvan.

Vroeger werd het boekhouden allemaal met de hand opgeschreven in van die dikke boeken. En dan denk ik meteen aan de film/ het boek ‘Pride and Prejudice’ van Jane Austen. Lijkt misschien vreemd dat ik zo’n romantisch verhaal erbij haal. Maar ik herinner me nog goed die scène waarin Mr. Bennet zuchtend zijn boekhouding opschrijft en beseft dat al die vrouwen in huis (zijn vrouw en 5 dochters) toch wel wat geld kosten.

Boekhouder met pen en papier

De voordelen van online boekhouden

Maar goed, gelukkig kunnen we nu alles online regelen. En dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Ik noem er hieronder een paar op:

  • Overal mogelijk à Bij een online boekhouding kan je overal werken, waar je ook bent en op welke computer dan ook. Zolang je internet of wifi hebt, is je online boekhouding bij jou in de buurt.
  • Meerdere personen à Misschien ben jij niet de enige die aan je boekhouding werkt. Zowel jij als de andere persoon kan inloggen op je online boekhouding en er op werken, zonder dat je dezelfde laptop nodig hebt.
  • Koppelen aan andere instellingen à Je kunt je online boekhouding koppelen aan instellingen zoals je bank, kassasysteem, personeelsadministratie… Zo ga je minder fouten maken, aangezien het allemaal automatisch gebeurd
  • Automatische back-up van je boekhouding à Tijdens het werken online wordt je boekhouding automatisch opgeslagen en gekopieerd. Dit is vooral voor personen zoals ik een enorm voordeel, aangezien ik dat wel vaker vergeet.
  • Computer kapot? Geen nood! à Is je computer plots gebroken of werkt hij niet meer? Geen probleem, je boekhouding staat online dus je verliest niets van belangrijke gegevens.

Zo zie je maar! Online boekhouden heeft eigenlijk alleen maar voordelen. Het is gemakkelijk en je gaat er geen spijt van krijgen als je kiest om op deze manier te werken.

Een gratis boekhoudprogramma, yes or no?

Dat je geen fortuin aan je boekhoudprogramma wilt uitgeven, snap ik maar al te goed. Dat je liefst gratis werkt, snap ik helemaal. Ik zoek zelf altijd het goedkoopste uit bij wat dan ook. Maar, bij een boekhoudprogramma gaat het wel over een iets serieuzere zaak. Je boekhouding is immers van uiterst belang voor je bedrijf. Als die niet in orde wordt gehouden, kan je bedrijfje wel eens serieus in de problemen komen te zitten.

Waarom je best oplet met gratis boekhoudsoftware

Vooraleer ik jullie een hele waslijst geef aan gratis software om je boekhouding te regelen, wil ik toch even melden waarom je hier best met oplet. Veel van die programma’s zijn offline en staan dus op je computer. Als je computer stuk gaat, dan ben je dus al je boekhoudgegevens volledig kwijt. Bovendien is de gratis versie van zo’n programma vaak maar beperkt. Als je een update doet, hulp nodig hebt voor iets dat je niet begrijpt of meer plaats/volume wilt, zal je vaak moeten bijbetalen. Ik raad dus eigenlijk aan om toch een betalend programma te gebruiken. Er zijn vele soorten programma’s en als je even de moeite doet om ze te vergelijken, weet ik zeker dat je een gemakkelijk te hanteren programma kan vinden dat toch nog binnen uw budget ligt.

Toch maar even een aantal gratis boekhoudprogramma’s aanhalen

  • io
    • Beschikbaar in het Nederlands
    • Vooral voor MBK (midden en kleine bedrijven)
    • Eenvoudig te begrijpen
    • Op elke desktop/ besturingssysteem beschikbaar
    • Bevat weinig barrières (Vb. Bij opstart hoef je niet meteen alle klantgegevens in te voeren vooraleer je kan starten)
  • Excel
    • Volledig gratis
    • Op elke desktop/ besturingssysteem beschikbaar
    • U heeft wel een programma nodig dat Excel kan openen
  • Speedbalance
    • 4 verschillende applicaties beschikbaar (Van een eenvoudig kasboek tot een dubbele boekhouding beschikbaar)
    • Vele tutorials en uitgebreide, online handboek waar u stap voor stap begeleidt wordt
    • Volledig in het Nederlands beschikbaar
  • Gnu Cash
    • In het Nederlands beschikbaar
    • Gericht op particulieren en MBK
    • Beschikbaar voor Windows, Mac OS, Linux, Free BSD & Solaric
  • Front accounting
    • Mogelijk op elke browser
    • Het uiterlijk is wat ouderwets
  • WINBANK
    • Volledig in het Nederlands
    • Enkel op Microsoft Windows
    • Overschrijvingen kunnen geïmporteerd worden van grote Belgische en Nederlandse banken
    • Mogelijkheid tot het toevoegen van water, gas, elektriciteit en de brandstof

Ziezo, dit zijn een aantal mogelijkheden om te bekijken, als je echt persé een gratis boekhoudprogramma wilt gebruiken. Maar zoek goed op wat de specifieke nadelen zijn van bepaalde programma’s vooraleer je ze begint te gebruiken.

Boekhoudprogramma’s met hopen, welke moet ik kiezen?

Jazeker, ze zijn er met hopen. Het aanbod aan boekhoudprogramma’s wordt steeds groter en het wordt enorm moeilijk om te kiezen tussen al die verschillende soorten. Laat me in dit artikeltje een paar aanhalen en jullie wat meer wegwijs maken over dit onderwerp.

Een handige website voor het vergelijken

Allereerst wil ik jullie een website aanraden die je kan helpen om een aantal van deze programma’s met elkaar te vergelijken, nog wat dieper dan dit artikel. Die website is www.vergelijk-boekhoudprogramma.be. Je kan de verschillende programma’s daar filteren op:

  • Opzegtermijn (maandelijks of jaarlijks)
  • Online/ Offline programma
  • Koppelingen (Onder andere Lightspeed, Magento, mijnwebwinkel…)
  • Functies (Winst- en verliesrekening, vreemde munten, bankafschriften importeren, beschikbaarheid van een mobiele app, elektronische btw aangifte…)

Welke programma’s zijn er allemaal?

Maar goed, even verder over de boekhoudprogramma’s die je beschikbaar hebt. Ik herinner me van school dat ik zelf exact-online gebruikte tijdens mijn laatste twee jaar en die vond ik persoonlijk heel gemakkelijk te begrijpen.
De prijs van Exact-online is €31,00/ maand en heeft daarbuiten nog de mogelijkheid om maandelijks op te zeggen, moest je na een tijd toch niet voor dit programma willen gaan.

Een ander programma is Octopus, deze is vrij goedkoop en ook zeer gemakkelijk te verstaan zonder enige hulp nodig te hebben van een professionele boekhouder. Als je een klein beetje (echt maar een klein beetje) van computers kent, ga je van nature aanvoelen hoe het programma werkt. Bovendien bied Octopus gratis hulp aan, moest er toch iets zijn dat u niet begrijpt.

Winbooks is voor zowel kleine als grote bedrijven maar is niet echt een goedkope optie.

Silvasoft is volledig geautomatiseerd en bied gratis hulp bij problemen. Volgens de bovengenoemde website is deze als een van de beste getest en enorm eenvoudig. De prijs verschilt naargelang het programma dat je gebruikt maar dit begint al vanaf €12,50.

Nog een laatste tip

Misschien nog een laatste tip vooraleer je voor een specifiek boekhoud-programma kiest, is om gebruik te maken van een proefperiode. Veel betalende boekhoudsoftware geeft je de mogelijkheid om gedurende een bepaalde periode gratis gebruik te maken van het programma. Als je niet onmiddellijk een programma nodig hebt, raad ik je aan een paar soorten uit te proberen, vooraleer je er eentje uitkiest.
Ik wens jullie in elk geval super veel succes met het vinden van het juiste boekhoudprogramma!