Hoe ga je om met een wanbetaler?

Wanbetalers zijn voor iedere ondernemer een doorn in het oog, je loopt namelijk onnodig inkomsten mis en dat wil je natuurlijk voorkomen. Sommige debiteuren doen altijd hun best om zo laat mogelijk te betalen, dit betekent dus dat ze pas na de tweede herinnering of zelfs wanneer de ingebrekestelling gestuurd is pas betalen. Het kan echter ook zo zijn dat een debiteur niet genoeg inkomsten binnenkrijgt waardoor diegene zijn liquide middelen aan moet spreken om door te blijven groeien in plaats van zijn facturen te betalen. Buiten deze twee voorbeelden zijn er nog meer redenen waarom iemand zijn facturen laten betaald, hoe ga je hier als ondernemer het beste mee om?

Controleer het bedrijf voordat je er in zee mee gaat

Buiten het omgaan met een wanbetaler kan je ook iets doen om het te voorkomen, er zijn meerdere manieren om een bedrijf te controleren voordat je er werkelijk mee samen gaat werken of producten/diensten aan gaat leveren. Zeker voor bedrijven die vaak te maken hebben met wanbetalers kan dit geruststellend zijn, aangezien je hierdoor vaak al een goede indicatie krijgt of ze op tijd hun facturen betalen of niet. Een van de manieren hoe je dit kan controleren is een kredietwaardigheidscheck, dit geeft inzicht in de financiële situatie van de klant en hiermee kan je al snel zien of het een potentiële wanbetaler is.

Blijf er kort op zitten

Als je te maken krijgt met een wanbetaler dan is het belangrijk om er kort op te blijven zitten. Dit kan je doen door gelijk wanneer de betalingstermijn gesloten is een herinnering te sturen met eventuele vervolgacties. Hiermee loop je sneller door het proces heen en zal je dus sneller je geld krijgen. Ook geef je hiermee aan de wanbetaler aan dat je er kort op zit, zo hebben zij ook minder ruimte en zal de factuur sneller betalen. Wat ook helpt is om telefonisch contact op te nemen, dit komt ook een stuk dwingender over en levert vaak goede resultaten op. Als de debiteur uit financiële problemen de factuur niet kan betalen kan je zo ook goede afspraken maken om bijvoorbeeld de openstaande factuur in delen te laten betalen.

Schakel een incassobureau in

Wanneer de wanbetaler lang op zich laat wachten of na een herinnering nog steeds niet betaald kan je een incassobureau inschakelen. Zij gaan dan aan het werk om de openstaande factuur gevorderd te krijgen. Het inschakelen van een incassobureau maakt de kans op betaling een stuk groter, aangezien het een stuk dreigender overkomt. Incassobureaus zijn overal in Nederland te vinden, of je nou een incassobureau in Den Bosch of in Groningen zoekt.

Tips voor ondernemers: bespaar tijd en geld

Ondernemers houden zich het liefst bezig met het runnen van hun bedrijf en het overtreffen van de verwachtingen van hun klanten. Maar er zijn een heleboel andere dingen die ook horen bij het ondernemen. De administratie bijhouden, factureren, betalingen doen, betalingsherinneringen versturen en belastingaangifte doen, het hoort er allemaal bij. Dit zijn niet de leukste klusjes, maar iedere ondernemer krijgt er wel mee te maken. Gelukkig zijn er een aantal dingen die je kunt doen om hier tijd op te besparen. Zo houd je meer tijd over om te doen waar je blij van wordt: ondernemen. In deze blog geven we je een aantal handige tips.

Automatisch factureren

Allereerst kun je tijd besparen door processen te automatiseren. Handmatig factureren is iets wat veel tijd kan kosten. Factureer je een vast bedrag per maand aan je klanten? Dan kun je je facturatieproces helemaal automatisch laten verlopen. Met een handig programma kun je gewoon instellen wanneer er moet worden gefactureerd, waarvoor en voor hoeveel geld, en de rest gaat vanzelf. Dit is dus een makkelijke manier om tijd te besparen. Ook betalingsherinneringen kun je automatisch versturen.

Administratie uitbesteden

De administratie bijhouden is iets waar veel ondernemers tegenop zien. Daarom is het slim om de administratie goed bij te houden, zodat je er telkens niet zoveel tijd mee kwijt bent. Ook is het verstandig om overzicht te behouden, op papier of digitaal. Er zijn handige boekhoudprogramma’s die je helpen bij het bijhouden van je administratie. Zo kun je deze koppelen aan je zakelijke rekening en worden processen geautomatiseerd. Ook kun je ervoor kiezen om de administratie uit te besteden aan een accountant. Dit scheelt je een hoop tijd en zorgen, een goede accountant is immers gespecialiseerd in het bijhouden van de administratie. Doomen & Quist is een accountant die je hierbij kan helpen.

Focus op één ding tegelijk

Veel ondernemers hebben zo weinig tijd, dat ze er maar voor kiezen om meerdere dingen tegelijk te doen. Maar dat is helemaal niet slim. Multitasken zorgt er namelijk voor dat je je opgejaagd voelt, en je bent ook nog eens minder productief. Probeer daarom altijd om één ding tegelijk te doen.

Plannen en overzicht

Tot slot kun je tijd besparen door goed te plannen en overzicht te houden. Zet duidelijk voor jezelf op een rijtje wat je wel gaat doen op een dag en wat niet. Zet je doelen om in acties en je zult merken dat het werkt. Verder is het belangrijk om ook overzicht te houden op je werkplek, zorg dus dat deze netjes opgeruimd is.

Online boekhouden, wat is dat voor een beest?

Wat vinden jullie van de titel van dit artikel? Ik vind het wel goed gevonden. Ik ben er trots op. Maar goed, laat ons niet afdwalen. Voor velen is online boekhouden een onderwerp waar ze ergens in hun leven mee in contact gaan komen.
Voor mij was dat niet anders. Ik ben afgestudeerd in de richting TSO Handel (volgens Belgische werking van scholen) en kreeg dus vanaf het 3de jaar al boekhouden. Eerst was dit de basis via een werkboek maar vanaf 16 jaar begonnen we met online boekhouden.
Ik herinner me nog dat dat bij ons het programma exact-online was. En persoonlijk vond ik het geen moeilijk programma. Je hebt het vrij snel onder de knie. Maar daarover zal ik het in een volgend artikel wel eens hebben.
Laat ons eerst kort focussen op de vraag wat online boekhouden is, waarom we het nodig hebben en de voordelen daarvan.

Vroeger werd het boekhouden allemaal met de hand opgeschreven in van die dikke boeken. En dan denk ik meteen aan de film/ het boek ‘Pride and Prejudice’ van Jane Austen. Lijkt misschien vreemd dat ik zo’n romantisch verhaal erbij haal. Maar ik herinner me nog goed die scène waarin Mr. Bennet zuchtend zijn boekhouding opschrijft en beseft dat al die vrouwen in huis (zijn vrouw en 5 dochters) toch wel wat geld kosten.

Boekhouder met pen en papier

De voordelen van online boekhouden

Maar goed, gelukkig kunnen we nu alles online regelen. En dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Ik noem er hieronder een paar op:

  • Overal mogelijk à Bij een online boekhouding kan je overal werken, waar je ook bent en op welke computer dan ook. Zolang je internet of wifi hebt, is je online boekhouding bij jou in de buurt.
  • Meerdere personen à Misschien ben jij niet de enige die aan je boekhouding werkt. Zowel jij als de andere persoon kan inloggen op je online boekhouding en er op werken, zonder dat je dezelfde laptop nodig hebt.
  • Koppelen aan andere instellingen à Je kunt je online boekhouding koppelen aan instellingen zoals je bank, kassasysteem, personeelsadministratie… Zo ga je minder fouten maken, aangezien het allemaal automatisch gebeurd
  • Automatische back-up van je boekhouding à Tijdens het werken online wordt je boekhouding automatisch opgeslagen en gekopieerd. Dit is vooral voor personen zoals ik een enorm voordeel, aangezien ik dat wel vaker vergeet.
  • Computer kapot? Geen nood! à Is je computer plots gebroken of werkt hij niet meer? Geen probleem, je boekhouding staat online dus je verliest niets van belangrijke gegevens.

Zo zie je maar! Online boekhouden heeft eigenlijk alleen maar voordelen. Het is gemakkelijk en je gaat er geen spijt van krijgen als je kiest om op deze manier te werken.

Een gratis boekhoudprogramma, yes or no?

Dat je geen fortuin aan je boekhoudprogramma wilt uitgeven, snap ik maar al te goed. Dat je liefst gratis werkt, snap ik helemaal. Ik zoek zelf altijd het goedkoopste uit bij wat dan ook. Maar, bij een boekhoudprogramma gaat het wel over een iets serieuzere zaak. Je boekhouding is immers van uiterst belang voor je bedrijf. Als die niet in orde wordt gehouden, kan je bedrijfje wel eens serieus in de problemen komen te zitten.

Waarom je best oplet met gratis boekhoudsoftware

Vooraleer ik jullie een hele waslijst geef aan gratis software om je boekhouding te regelen, wil ik toch even melden waarom je hier best met oplet. Veel van die programma’s zijn offline en staan dus op je computer. Als je computer stuk gaat, dan ben je dus al je boekhoudgegevens volledig kwijt. Bovendien is de gratis versie van zo’n programma vaak maar beperkt. Als je een update doet, hulp nodig hebt voor iets dat je niet begrijpt of meer plaats/volume wilt, zal je vaak moeten bijbetalen. Ik raad dus eigenlijk aan om toch een betalend programma te gebruiken. Er zijn vele soorten programma’s en als je even de moeite doet om ze te vergelijken, weet ik zeker dat je een gemakkelijk te hanteren programma kan vinden dat toch nog binnen uw budget ligt.

Toch maar even een aantal gratis boekhoudprogramma’s aanhalen

  • io
    • Beschikbaar in het Nederlands
    • Vooral voor MBK (midden en kleine bedrijven)
    • Eenvoudig te begrijpen
    • Op elke desktop/ besturingssysteem beschikbaar
    • Bevat weinig barrières (Vb. Bij opstart hoef je niet meteen alle klantgegevens in te voeren vooraleer je kan starten)
  • Excel
    • Volledig gratis
    • Op elke desktop/ besturingssysteem beschikbaar
    • U heeft wel een programma nodig dat Excel kan openen
  • Speedbalance
    • 4 verschillende applicaties beschikbaar (Van een eenvoudig kasboek tot een dubbele boekhouding beschikbaar)
    • Vele tutorials en uitgebreide, online handboek waar u stap voor stap begeleidt wordt
    • Volledig in het Nederlands beschikbaar
  • Gnu Cash
    • In het Nederlands beschikbaar
    • Gericht op particulieren en MBK
    • Beschikbaar voor Windows, Mac OS, Linux, Free BSD & Solaric
  • Front accounting
    • Mogelijk op elke browser
    • Het uiterlijk is wat ouderwets
  • WINBANK
    • Volledig in het Nederlands
    • Enkel op Microsoft Windows
    • Overschrijvingen kunnen geïmporteerd worden van grote Belgische en Nederlandse banken
    • Mogelijkheid tot het toevoegen van water, gas, elektriciteit en de brandstof

Ziezo, dit zijn een aantal mogelijkheden om te bekijken, als je echt persé een gratis boekhoudprogramma wilt gebruiken. Maar zoek goed op wat de specifieke nadelen zijn van bepaalde programma’s vooraleer je ze begint te gebruiken.

Boekhoudprogramma’s met hopen, welke moet ik kiezen?

Jazeker, ze zijn er met hopen. Het aanbod aan boekhoudprogramma’s wordt steeds groter en het wordt enorm moeilijk om te kiezen tussen al die verschillende soorten. Laat me in dit artikeltje een paar aanhalen en jullie wat meer wegwijs maken over dit onderwerp.

Een handige website voor het vergelijken

Allereerst wil ik jullie een website aanraden die je kan helpen om een aantal van deze programma’s met elkaar te vergelijken, nog wat dieper dan dit artikel. Die website is www.vergelijk-boekhoudprogramma.be. Je kan de verschillende programma’s daar filteren op:

  • Opzegtermijn (maandelijks of jaarlijks)
  • Online/ Offline programma
  • Koppelingen (Onder andere Lightspeed, Magento, mijnwebwinkel…)
  • Functies (Winst- en verliesrekening, vreemde munten, bankafschriften importeren, beschikbaarheid van een mobiele app, elektronische btw aangifte…)

Welke programma’s zijn er allemaal?

Maar goed, even verder over de boekhoudprogramma’s die je beschikbaar hebt. Ik herinner me van school dat ik zelf exact-online gebruikte tijdens mijn laatste twee jaar en die vond ik persoonlijk heel gemakkelijk te begrijpen.
De prijs van Exact-online is €31,00/ maand en heeft daarbuiten nog de mogelijkheid om maandelijks op te zeggen, moest je na een tijd toch niet voor dit programma willen gaan.

Een ander programma is Octopus, deze is vrij goedkoop en ook zeer gemakkelijk te verstaan zonder enige hulp nodig te hebben van een professionele boekhouder. Als je een klein beetje (echt maar een klein beetje) van computers kent, ga je van nature aanvoelen hoe het programma werkt. Bovendien bied Octopus gratis hulp aan, moest er toch iets zijn dat u niet begrijpt.

Winbooks is voor zowel kleine als grote bedrijven maar is niet echt een goedkope optie.

Silvasoft is volledig geautomatiseerd en bied gratis hulp bij problemen. Volgens de bovengenoemde website is deze als een van de beste getest en enorm eenvoudig. De prijs verschilt naargelang het programma dat je gebruikt maar dit begint al vanaf €12,50.

Nog een laatste tip

Misschien nog een laatste tip vooraleer je voor een specifiek boekhoud-programma kiest, is om gebruik te maken van een proefperiode. Veel betalende boekhoudsoftware geeft je de mogelijkheid om gedurende een bepaalde periode gratis gebruik te maken van het programma. Als je niet onmiddellijk een programma nodig hebt, raad ik je aan een paar soorten uit te proberen, vooraleer je er eentje uitkiest.
Ik wens jullie in elk geval super veel succes met het vinden van het juiste boekhoudprogramma!